活动策划工作室的物料准备实战手册

嘿，活动策划工作室的小伙伴们，最近是不是又在为物料准备头疼？上次老王就因为少订了200份伴手礼，差点让客户把尾款扣光。咱们今天就唠唠这个事儿，把我这些年踩过的坑、攒下的经验都倒给你们。

一、物料清单就像行军地图

上周帮婚庆公司做周年庆，光是打印纸就用了18种规格。这时候要是没个靠谱的物料清单，准得抓瞎。我习惯把清单分成三大块：

• 主视觉物料：背景板、签到墙、指引牌
• 流程性物料：抽奖箱、投票贴纸、流程卡
• 保障性物料：备用电池、急救包、雨伞套

物料类型	准备周期	容错率	参考标准（《大型活动执行规范》）
定制印刷品	15天	±2%	GB/T 7705-2022
电子设备	3天	100%备用	AVIXA标准
消耗品	7天	+20%	会展行业安全冗余标准

1.1 清单模板要活络

千万别用网上那些死板的模板。上次给儿童剧做活动，清单里特意加了防撞条和湿巾储备项，结果家长们都夸我们贴心。记住三个要点：

• 按活动动线排列物料顺序
• 用颜分责任人
• 留出空白列写现场备注

二、采购渠道里的门道

上个月采购LED灯带，比市场价省了30%的秘诀是什么？把供应商分成四类来处：

供应商类型	适合品类	账期	砍价技巧
厂家直营	大宗耗材	月结	拼单采购
本地商户	应急物资	现结	押金置换
线上平台	定制物品	预付	满减叠加

2.1 别小看样品费

去年有个惨痛教训，没要样品直接订了500米布幔，结果色差大到像换了主题。现在我都跟供应商约定：

• 样品费不超过总价5%
• 保存封样视频
• 约定补货响应时间

三、仓储管理有妙招

我们仓库不到50平，却能塞下三场活动的物料。秘诀就是玩转空间：

• 用汽车遮阳帘改造成悬挂式收纳
• 给每个物料包贴荧光贴纸
• 每周四固定做库存预警

3.1 打包也有大学问

给企业答谢会准备物料箱时，突发奇想按时间轴装箱：

• 早上用的放蓝色箱子
• 下午用的贴红色标签
• 晚宴物资单独装防潮箱

四、现场布置要像拼乐高

上周末商场美陈布置，提前做好分镜表真的救命：

• 08:00-09:00 钢架结构搭建
• 09:00-10:30 软装布置
• 10:30-11:00 灯光调试

4.1 应急包不能少

我们标配的应急包里有这些宝贝：

• 3M强力无痕胶
• 可裁剪KT板边角料
• 魔术贴扎带
• 迷你充电熨斗

五、收尾藏着下回生意

上次撤展时，客户看到我们把完好物料装箱备用，当场续签了年框。现在我们回收分三类：

• 直接入库的（桁架、电子设备）
• 翻新处理的（背景板改造成样品册）
• 环保回收的（破损物料联系再生机构）

对了，记得在物料车显眼处贴个工作室logo，上次撤场时就被围观群众要走了三张名片。下次活动，你的物料准备一定会更顺手！